(laatste aanpassing 29/08/2025)

AXI Holding Services (AHS) (inclusief haar gelieerde ondernemingen) is het bedrijf dat werft voor de vacature waarnaar u solliciteert.

We verstrekken deze privacyverklaring voor sollicitanten aan u om te beschrijven hoe AHS uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt, overdraagt en beschermt wanneer u ('sollicitant') solliciteert naar een functie bij AHS en haar gelieerde ondernemingen. Persoonsgegevens, ook wel persoonlijke informatie of persoonlijk identificeerbare informatie genoemd, zijn alle gegevens of informatie die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon of die AHS kankoppelen aan een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Persoonsgegevens kunnen elke vorm hebben, inclusief papier, digitaal, audio of video.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle sollicitanten van AHS en is onderworpen aan de lokale wet- en regelgeving in het rechtsgebied.

Persoonsgegevens die we over u verzamelen:

Wanneer u solliciteert naar een functie bij AHS, vragen we u om ons persoonsgegevens over uzelf te verstrekken, zodat we uw sollicitatie kunnen beoordelen. Als deze informatie niet wordt verstrekt, beperkt dat onze mogelijkheden om u als kandidaat te overwegen. U verstrekt misschien ook persoonsgegevens aan ons die we niet specifiek hebben opgevraagd (uw cv kan bijvoorbeeld informatie bevatten over uw hobby's en sociale voorkeuren).

Alle informatie wordt op vrijwillige basis verstrekt en u bepaalt de omvang van de informatie die u aan AHS verstrekt.

I. Persoonsgegevens.

A. AHS verzamelt persoonsgegevens uit de volgende categorieën over u:

1. Uw naam en contactgegevens, zoals uw volledige naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, WhatsApp-nummer en contactvoorkeuren;

2. Loopbaaninformatie , zoals informatie over uw arbeidsverleden, inclusief rollen, werkervaring, referenties, salaris en andere verzoeken om compensatie. U kunt deze gegevens indienen in een cv, sollicitatiebrief, tekstvoorbeelden of andere schriftelijke materialen.

We kunnen deze gegevens verzamelen uit uw LinkedIn-profiel of referenties. We kunnen deze informatie ook ontvangen van interviewers, recruiters, externe bemiddelingsbedrijven, matchingplatforms voor sollicitanten en vacaturesites op basis van hun interacties met u of zoekopdrachten op internet, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving;

3. Achtergrondinformatie, zoals uw opleiding, waaronder diploma's, certificaten, cijferlijsten en/of screenings van het strafrechtelijk verleden (voor zover relevant voor uw sollicitatie en toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving);

4. Financiële informatie, zoals salaris, fiscale informatie, werknemersregelingen, onkosten, bedrijfsvergoedingen en toegekende aandelen in verband met uw arbeidsverleden;

5. Immigratiedocumenten, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving;

6. Beoordelingsinformatie, d.w.z. gegevens die worden gegenereerd tijdens uw deelname aan psychologische, technische of gedragsbeoordelingen in verband met uw sollicitatie. U krijgt meer informatie over de aard van zulke beoordelingen voordat u daaraan deelneemt;

7. Informatie over bezoeken aan de AHS (en gelieerde) website, zoals bepaalde technische informatie van u over uw bezoek aan onze website met behulp van cookies en andere vergelijkbare technologieën.

8. Alle andere informatie die u met ons besluit te delen in uw sollicitatie of gesprekken, bijvoorbeeld over persoonlijke voorkeuren, hobby's en sociale voorkeuren.

B. Gevoelige persoonsgegevens.

AHS vraagt of vereist geen gevoelige persoonsgegevens met betrekking tot religie, gezondheid (waaronder COVID-vaccinatie of -teststatus), beperkingen, seksuele geaardheid of politieke overtuigingen in verband met uw sollicitatie.

Als u een beperking hebt en ons om aanpassingen wilt vragen, kunt u die informatie verstrekken tijdenshet wervingsproces. We kunnen gegevens verzamelen over uw gezondheid of beperkingen wanneer dit relevant is voor uw geschiktheid of beschikbaarheid voor arbeid of voor werkplekaanpassingen. Dit doen we binnen de wettelijke grenzen en met inachtneming van de wettelijke beperkingen op het tijdstip van het verzamelen van dergelijke gegevens en andere toepasselijke beperkingen.

In specifieke rechtsgebieden verzamelen we mogelijk gegevens over ras, etniciteit, religie, beperkingen, seksuele geaardheid en genderidentiteit, in verband met vereiste overheidsrapportages en om de diversiteitsdoelstellingen van AHS te ondersteunen, de effectiviteit van ons beleid voor gelijke kansen te evalueren en best practices voor diversiteit te bevorderen.

Voor een sollicitatie is het echter niet nodig dat sollicitanten deze informatie verstrekken. Als u deze informatie verstrekt, wordt deze niet meegewogen tijdens het wervings- of selectieproces.

Voor zover u ons gevoelige persoonsgegevens verstrekt (ras, etniciteit, politieke meningen of overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond of politieke partij, informatie over lichamelijke of geestelijke gezondheid, seksuele geaardheid of informatie met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten), geeft u AHS uitdrukkelijk toestemming om dergelijke informatie te verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring.

II. Informatie van derden

Van tijd tot tijd kunnen we informatie over u verkrijgen uit openbare bronnen of via derden.

U kunt er bvb voor kiezen om ons toegang te geven tot bepaalde persoonsgegevens die door derden zijn opgeslagen, bijvoorbeeld op werkgerelateerde sociale mediasites (zoals LinkedIn). Door AHS toegang te verlenen tot deze informatie, gaat u ermee akkoord dat AHS deze informatie mag verzamelen, opslaan en gebruiken in overeenstemming met deze privacyverklaring.

We kunnen ook informatie verkrijgen en delen via onze gelieerde ondernemingen.

III. Hoe AHS uw persoonsgegevens gebruikt / Verwerkingsdoeleinden

AHS gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Wervingsprocessen met betrekking tot selectie en evaluatie (inclusief psychometrische tests indien nodig of vereist) en de benoeming van sollicitanten (tijdelijk of permanent) voor de functie waarnaar u hebt gesolliciteerd en voor toekomstige vacatures;

2. Algemene personeelsadministratie en algemeen personeelsbeheer (indien u werknemer van AHS wordt);

3. Het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken (bijvoorbeeld om het wervingsproces te beheren en te verbeteren);

4. Analyse van sollicitaties, zoals verificatie van de werkgeversreferentie(s) die u hebt verstrekt, achtergrondonderzoeken en gerelateerde beoordelingen;

5. Naleving van zakelijke governance en wettelijke vereisten (bijvoorbeeld om diversiteitsvereisten te bewaken); en

6. Met u communiceren en u informeren over de status van uw sollicitatie en toekomstige mogelijkheden (tenzij u aan ons hebt doorgegeven dat u niet wilt dat we uw gegevens voor die doeleinden bewaren).

IV. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

AHS kan uw persoonsgegevens met betrekking tot uw sollicitatie ook verwerken voor gegevens- en statistische analyse. Met uw toestemming en waar toegestaan door de toepasselijke wetgeving kunnen we specifieke technologieën implementeren die bepaalde wervingsanalyses en diversiteitsbewaking mogelijk maken, om te voldoen aan wettelijke vereisten of voor de gerechtvaardigde belangen van AHS. AHS neemt geen beslissingen over de werving van personeel zonder menselijke betrokkenheid.

V. Met wie deelt AHS uw persoonsgegevens?

We kunnen gelieerde ondernemingen of dochterondernemingen en goedgekeurde derden van AHS toegang tot uw persoonsgegevens geven voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven, zodat ze de aan hen toegewezen taken kunnen uitvoeren in overeenstemming met de verwerkingsvereisten voor uw sollicitatie. Tenzij de toepasselijke wetgeving dit uitdrukkelijk verbiedt, omvat dit doorgifte aan of toegang door andere gelieerde entiteiten van AHS die zich in de regio van uw dienstverband of in andere regio's kunnen bevinden waar AHS zaken doet.

We kunnen uw persoonsgegevens ook beschikbaar stellen aan andere derden die producten of diensten leveren aan AHS en haar gelieerde ondernemingen ('serviceproviders'). Wanneer we een serviceprovider toegang geven tot uw persoonsgegevens, zorgen we ervoor dat de serviceprovider ofwel voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming die van toepassing is. Verder zorgen we dat serviceproviders gebonden zijn aan passende contractuele voorwaarden of andere juridische middelen die vereist zijn door de toepasselijke wetgeving voor de bescherming van uw persoonsgegevens.

VI. Rechtsgrondslag die AHS gebruikt om uw persoonsgegevens te verwerken:

Als u een persoon bent die zich in de Europese Economische Ruimte ('EER') of Zwitserland bevindt, baseren we de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslag:

1. Gerechtvaardigde belangen van AHS, namelijk het werven, selecteren, beoordelen en aanstellen van nieuwe werknemers en het beheer van en de administratie voor het wervings- en HR-proces, voor zover deze activiteiten geen afbreuk doen aan uw rechten en vrijheden.

2. Naleving van de wettelijke verplichtingen van AHS wanneer verwerking van uw persoonsgegevens vereist is op grond van de arbeidswetgeving of andere wetten (bijvoorbeeld voor zover de wet toezicht op gelijke kansen en diversiteit vereist).

3. Andere rechtsgrondslagen die van toepassing zijn, zoals uw essentiële belangen (bijvoorbeeld gezondheids- en veiligheidsredenen als u op gesprek komt op onze locatie) en overeenkomsten met werknemersvertegenwoordigers (zoals ondernemingsraden).

VII. Retentie

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en volgens de eventuele bewaartermijnen in de toepasselijke wetgeving voor het rechtsgebied waar uw persoonsgegevens worden bewaard. Deze wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen kunnen per gebied verschillen.

VIII. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Wij hanteren passende organisatorische en technische maatregelen die zijn ontworpen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van door ons verwerkte persoonsgegevens te beschermen (en we eisen dat onze serviceproviders hetzelfde doen).

IX. Uw verantwoordelijkheden

U bent verantwoordelijk voor de informatie die u aan AHS verstrekt en dat deze eerlijk,

waarheidsgetrouw, correct en op geen enkele manier misleidend is. Als u informatie verstrekt over een andere persoon, zoals personen die u vermeldt als referentie, bent u verantwoordelijk voor het verstrekken van eventuele kennisgevingen en moet u ervoor zorgen dat uw referent instemt met het verzamelen en verwerken van die informatie door AHS zoals beschreven in deze privacyverklaring.



X. Uw privacyrechten uitoefenen

AHS zet zich in om sollicitanten de mogelijkheid te bieden om hun privacyrechten op een transparante manier en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving uit te oefenen. U kunt de volgende rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Uw persoonsgegevens inzien;

2. Onjuiste persoonsgegevens die mogelijk onvolledig, onjuist of verouderd zijn corrigeren of laten corrigeren;

3. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn of onderworpen zijn aan bepaalde uitzonderingen onder toepasselijk recht wissen of laten verwijderen;

4. Een verzoek tot beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens doen;

5. Uw persoonsgegevens laten overdragen; en Eerder gegeven toestemming intrekken. Wanneer u uw toestemming intrekt, heeft dit geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die we voorafgaand aan uw terugtrekking hebben uitgevoerd en ook niet op verwerkingen van uw persoonsgegevens die wij baseren op andere rechtsgrondslagen.

XI. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen zoals in deze privacyverklaring wordt beschreven. We behouden ons echter het recht voor om de bepalingen van deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen door een herziene versie op onze website te publiceren. Als we op enig moment besluiten om uw persoonsgegevens te gebruiken op een manier die verschilt van de manier die is vermeld op het moment van verzameling, wordt u hiervan op de hoogte gesteld.